Entrée en vigueur imminente de la dématérialisation de la commande publique : quels avantages ?

L'échéance approche à grands pas pour les professionnels des marchés publics. L'obligation de dématérialisation des procédures de marchés publics entrera en vigueur le 1er octobre 2018 avec un mécanisme de « profils d'acheteurs ». Outre l'allègement de la charge administrative, la transparence de la commande publique et la suppression des frais d'affranchissement, le « 100% démat' » est aussi plus respectueux de l'environnement !

De quoi parle-t-on ?

Cliquer, c'est acheter. Cliquer, c'est vendre. C'est avec ce slogan que le service public communiquait sur la dématérialisation des marchés en 2006. Le projet était dans les cartons depuis plus d'une décennie. Cette année marque donc l'entrée en vigueur de l'obligation de dématérialisation de toutes les procédures de marchés publics. Deux échéances sont à retenir : le 1er avril 2017 pour les centrales d'achat, le 1er octobre 2018 pour les autres marchés supérieurs à 25 000 € HT. La dématérialisation n'aura aucun effet sur le contenu des documents reçus par l'acheteur public qui restent indépendants du support utilisé et du mode de transmission. Qu'est ce qui change ?

• Le dépôt d'une offre en papier ne sera plus autorisé ;
• Les échanges entre acheteurs publics et entreprises se feront exclusivement par voie électronique via des plateformes de marchés, depuis le dépôt de l'offre jusqu'à l'attribution ou le rejet en passant par les questions/réponses et la phase de négociation ;
• La co-signature électronique du marché entre l'acheteur et le candidat retenu.

Des économies substantielles pour les entreprises et les acheteurs

Bien sûr, le passage à la dématérialisation présente un coût d'entrée pour les acheteurs (achat d'un profil acheteur, d'un certificat de signature électronique, formation du personnel...), mais il devrait aussi engendrer des gains substantiels pour l'ensemble des acteurs économiques. La Direction des Affaires Juridiques (DAJ) chiffre les économies directement imputables à la dématérialisation à hauteur de 117,5 millions d'euros (réduction des impressions et des envois postaux), ventilés en 33,5 millions pour les acheteurs et 84 millions pour les entreprises. La simplification des dépôts de candidatures via le service MPS (pour Marché public simplifié) qui touche également le Document unique de marché européen (Dume) « pourrait rapporter entre 5,5 et 46 millions d'euros », explique Laure Bédier, directrice des affaires juridiques de Bercy. La phase d'exécution des marchés publics sera également concernée par la dématérialisation. L'archivage et la facturation électroniques devraient économiser respectivement 5 millions et 1,65 milliards d'euros.

Pour les entreprises, les avantages de la dématérialisation sont explicites :

• Plus de frais d'affranchissement des offres papiers et des correspondances avec les acheteurs ;
• Plus besoin de se déplacer pour déposer son offre ;
• Possibilité de redéposer l'offre complète en cas de modification (avant la date butoir) ;
• Tous les échanges sont tracés et horodatés par la plateforme de marché.

Les acheteurs pourront s'attendre à la multiplication des offres des entreprises et, in fine, à une plus grande concurrence et donc à un plus grand choix. La sécurité juridique est par ailleurs renforcée par l'horodatage et le traçage des échanges, ce qui protège les deux parties. Pour les communes, une étude d'impact commandée par le ministre de l'économie, de l'industrie et du numérique chiffre les économies de la transmission dématérialisée des factures à plus de 16 millions d'euros. En somme, la dématérialisation des procédures de marchés publics apporte aux acheteurs les avantages suivants :

• Amélioration de l'efficacité des procédures d'achat (réduction du temps des tractations) ;
• Augmentation du nombre de fournisseurs (plus de concurrence) ;
• Réduction de la durée des procédures de passation des appels d'offres publics ;
• Réduction des coûts de publication des avis de publicité ;
• Amélioration du niveau de sécurité par le recours à un profil acheteur et à la signature électronique...

Notons enfin l'impact positif de cette mesure sur les efforts pour la protection de l'environnement !